業務効率化

経理の効率化の進め方【効率化すべき業務TOP3】

経理の効率化の進め方【効率化すべき業務TOP3】のアイキャッチ画像

2019.06.07

2019.07.29

経理の無駄な仕事を整理したい人
「経理って、本当に無駄な仕事が多い気がする…。未だに手書き伝票を使ってるし、二度手間も多いし…、他の会社ではどうやってるんだろう?もっと効率化したいけど、どのように進めたら良いか教えてほしい。」

こういったお悩みに答えます。

本記事のゴール
3分程で読み終わります。読み終えた後には、経理の無駄な仕事を整理したい人にとって、「経理の効率化のためのヒント」が手に入ります。

経理の効率化が上手く進まない要因

効率化が進まない要因は、下記の通り。

  • 要因①:固定観念に囚われる
  • 要因②:抵抗する人がいる
  • 要因③:先頭に立つ人がいない

要因①:固定観念に囚われる

「これまでのやり方」や「経理はこうあるべき」なんていう固定観念に囚われていては、経理の効率化なんてできません。

効率化するということは、これまでのやり方を変えるということですから、もっと柔軟な発想が必要です。

例えば、小口現金の管理が面倒なのであれば、管理方法を見直して効率化を目指すのではなく、小口現金そのものを無くしてしまえば良いだけのこと。

しかし、固定観念は意外と手強いものです…。柔軟な発想の邪魔をしてきます。

要因②:抵抗する人がいる

どこの会社にも、変化を拒む人がいます。

変化の先に効率化ができるとわかっていても、そういう人は今のやり方に執着します。効率化するための労力を面倒と感じているのか文句ばかり言って、とにかく変化に対して物凄い拒絶反応を示します。

上司にそんな人がいると、本当に面倒です。

また、抵抗勢力が、実は社長だった…なんていうケースもあったりします。その場合は、思うように話が進まず、途中で頓挫することが多いです。

要因③:先頭に立つ人がいない

リーダー的な存在がいなければ、話が前に進みません。

権限のある人が責任を持って、他部署とも調整しながら会社全体で取り組んでいかなければ、経理の効率化なんてできるわけがありません。

やはり、リーダーが必要です。

先頭に立つ人がいない場合、会議をしてもただの座談会で、不毛な時間を費やすだけで終わってしまいます。

効率化すべき業務TOP3

効率化すべき業務TOP3は、下記の通り。

  • 小口現金をやめる
  • 徹底的に二度手間を無くす
  • 役に立っていない資料作成をやめる

小口現金をやめる

小口現金は、あるだけで手間です。

小口現金があれば、出納帳を付けないといけないし、残高チェックも毎日しないといけません。残高が少なくなれば、銀行に行ってお金を引き出してこないといけません。これらに費やす時間を考えると…それなりの目に見えないコストがかかっています。

また、小口現金があると、盗難や紛失リスク、従業員による不正の監視も必要になってきます。一生懸命働いている従業員を疑うくらいなら、不正そのものが起こりえない仕組みに変えるほうが健全的で効率的です。

小口現金に代えて、月末での一括経費精算(振込)にすれば、これらの問題は一気に解決します。

(小口現金を廃止について詳しく知りたいなら、小口現金を廃止して効率化する方法の記事もどうぞ)

徹底的に二度手間を無くす

一般的に、経理は二度手間の宝庫です。

長年の仕事のなかで業務の引継ぎが繰り返され、仕事は減るどころか増える一方。気付けば「残業が増える」、「人手が足らない」といった負のスパイラルに陥っています。

・振替伝票を書いてから会計ソフトに入力…
・会計ソフトの機能を活用せずに別途台帳を作成…
・都度の経費精算…

ただの面倒でしかありません。

これらに限らず、あなたの会社にも二度手間は必ずあります。一度書き出してみてはいかがでしょうか?

役に立っていない資料作成をやめる

毎月一生懸命作ってるその資料は、本当に必要なのでしょうか?

一般的に、経理では一度資料を作ると、それが当たり前になって増え続けていく傾向にあります。資料を作るためには相応の時間を費やしています。本当に必要な資料なのかどうか、いま一度検証してみてください。

確認してみると、大して目を通していない…なんてことも結構あります。役に立っていない資料作成はやめて、その時間を他のことに使いましょう。

クラウド会計を使って更なる効率化を目指す

クラウド会計を使えば、こんなことができます。

  • 更に二度手間を無くせる
  • 経費削減ができる
  • 単なる作業から考える仕事へシフトできる

更に二度手間を無くせる

クラウド会計なら、こんなことができるようになります。

  • インターネットバンキングの入出金データを取り込んで自動で仕訳。
  • 請求書もボタン一つで発送。もちろん、自動で仕訳。台帳も自動作成。債権管理も簡単。
  • 給与明細は社員のパソコンやスマホにボタン一つで送信。もちろん、自動で仕訳。年末調整や社会保険関連の書類も自動で集計。あと、マイナンバーもクラウドで管理できちゃいます。
  • 経費精算もスマホで簡単。領収書を写真で撮って入力完了。もちろん、自動で仕訳。振込データも自動で作成され、あとはインターネットバンキングに取り込んで精算完了。

その他、便利な機能がたくさんあります。

クラウド会計は、徹底的に二度手間を省く最強のツールです。

経費削減ができる

二度手間が無くなるので、経理の事務作業が大幅に減ります。

その分、人員を減らすこともできますし、給与計算や年末調整、社会保険関連の手続も自社でできるようになるので、税理士や社会保険労務士の報酬を削減することができます。

経理の効率化だけでなく、経費削減もできれば一石二鳥です。

単なる作業から考える仕事へシフトできる

単なる作業はクラウド会計が担ってくれますから、経理は本来の仕事、つまり考える仕事に注力することができるようになります。

そうなれば、会社の数字の分析や問題点の洗い出しができるようになり、会社の業績も上がるかもしれません。

もはや、クラウド会計を活用しない手はないと思いませんか?

外部の専門家を利用する

このように経理の効率化ができれば、あなたの会社にとって大きなメリットがあるのは明らかです。

早速、経理の効率化に取り組んでみたいところですが、どうしても自社では難しい場合には、思い切って外部の専門家の力を利用するのも一つの方法です。

外部の専門家であれば、あなたの会社の固定観念に侵されていません。抵抗勢力も上手に説得していくでしょうし、先頭に立ってグイグイ引っ張っていってくれることでしょう。何より、ノウハウを持っています。

きっと、あなたの力強い味方になってくれるはずです。

以上となりますが、経理の効率化に挑むあなたのお役に立てることを願います。

まずは無料相談を利用してみませんか?

1人で悩まないでください
きっと解決するためのヒントが手に入ります

30秒で完了 無料相談のお申し込み

〒542-0081 大阪市中央区南船場3-7-27 NLC心斎橋6階 6-I

Tel.06-6243-3050

受付時間:平日10時~18時(ご予約で時間外対応可能)