業務効率化

効率化すべき経理業務TOP3【税理士の実務経験から言えること】

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2019.06.07

2019.11.11

経理の無駄な仕事を整理したい人
「経理って、本当に無駄な仕事が多い気がする…。未だに手書き伝票を使ってるし、二度手間も多い…。他の会社ではどうやってるんだろう?もっと効率化したいけど、どのように進めたら良いか教えてほしい。」

こういったお悩みに答えます。

本記事のゴール
3分程で読み終わります。読み終えた後には、経理の無駄な仕事を整理したい人にとって、「経理の効率化のためのヒント」が手に入ります。

効率化すべき経理業務TOP3

メモを取る女性の画像

経理といっても様々な業務がありますが、その中でも効率化ができれば効果が大きい業務があります。

経理の効率化を考える場合は、優先順位を決めて取り組んでいきましょう。

私が考える「効率化すべき経理業務TOP3」は、下記の通り。

  • 小口現金をやめる
  • 二度手間業務を徹底的に無くす
  • 役に立っていない資料作成をやめる

小口現金をやめる

小口現金は、あるだけで手間です。

小口現金があれば、出納帳を付けないといけないし、残高チェックも毎日しないといけません。残高が少なくなれば、銀行に行ってお金を引き出してこないといけません。これらに費やす時間を考えると…それなりの目に見えないコストがかかっています。

また、小口現金があると、盗難や紛失リスク、従業員による不正の監視も必要になってきます。一生懸命働いている従業員を疑うくらいなら、不正そのものが起こりえない仕組みに変えるほうが健全的で効率的です。

小口現金に代えて、月末での一括経費精算(振込)にすれば、これらの問題は一気に解決します。

二度手間業務を徹底的に無くす

一般的に、経理は二度手間の宝庫です。

長年の仕事のなかで業務の引継ぎが繰り返され、仕事は減るどころか増える一方。気付けば「残業が増える」、「人手が足らない」といった負のスパイラルに陥っています。

  • 振替伝票を書いてから会計ソフトに入力…
  • 会計ソフトの機能を活用せずに別途台帳を作成…
  • 都度の経費精算…

ただの面倒でしかありません。

これらに限らず、あなたの会社にも二度手間が必ずあります。一度書き出してみてはいかがでしょうか?

役に立っていない資料作成をやめる

毎月一生懸命作ってるその資料は、本当に必要なのでしょうか?

一般的に、経理では一度資料を作ると、それが当たり前になって増え続けていく傾向にあります。資料を作るためには相応の時間を費やしています。本当に必要な資料なのかどうか、いま一度検証してみてください。

確認してみると、大して目を通していない…なんてことも結構あります。役に立っていない資料作成はやめて、その時間を他のことに使いましょう。

経理の効率化が上手く進まない要因

頭を抱える男性の画像

経理の効率化をしたくても、なかなかできない会社があります。

この場合の効率化が進まない要因は、こんな感じです。

  • 要因①:固定観念に囚われる
  • 要因②:抵抗する人がいる
  • 要因③:先頭に立つ人がいない

あなたの会社では、いかがでしょうか?

もし当てはまるものがあれば、経理効率化が上手く進まない可能性が高まります。

途中で挫折することが無いように、事前にしっかり対処しておきましょう。

要因①:固定観念に囚われる

これまでのやり方」や「経理はこうあるべき」なんていう固定観念に囚われていては、経理の効率化なんてできません。

効率化するということは、これまでのやり方を変えるということですから、もっと柔軟な発想が必要です。

例えば、小口現金の管理が面倒なのであれば、管理方法を見直して効率化を目指すのではなく、小口現金そのものを無くしてしまえば良いだけのこと。

しかし、固定観念は意外と手強いものです…。柔軟な発想の邪魔をしてきます。

要因②:抵抗する人がいる

どこの会社にも、変化を拒む人がいます。

変化の先に効率化ができるとわかっていても、そういう人は今のやり方に執着します。効率化するための労力を面倒と感じているのか文句ばかり言って、とにかく変化に対して物凄い拒絶反応を示します。

上司にそんな人がいると、本当に面倒です。

また、抵抗勢力が、実は社長だった…なんていうケースもあったりします。その場合は、思うように話が進まず、途中で頓挫することが多いです。

要因③:先頭に立つ人がいない

リーダー的な存在がいなければ、話が前に進みません。

権限のある人が責任を持って、他部署とも調整しながら会社全体で取り組んでいかなければ、経理の効率化なんてできるわけがありません。

やはり、リーダーが必要です。

先頭に立つ人がいない場合、会議をしてもただの座談会で、不毛な時間を費やすだけで終わってしまいます。

外部の専門家を利用する

専門家の本棚の画像

経理の効率化が上手く進まない要因を見てきましたが、人間関係が邪魔をして挫折してしまうということが多々あります。

経理の効率化ができれば大きなメリットがあるのは明らかなのに…非常にもったいない話です。

でも、そんなときは、思い切って外部の専門家の力を利用するのも一つの方法です。

外部の専門家であれば、あなたの会社の固定観念に侵されていません。抵抗勢力も上手に説得していくでしょうし、先頭に立ってグイグイ引っ張っていってくれることでしょう。何より、ノウハウを持っています。

きっと、あなたの力強い味方になってくれるはずです。検討してみてください。

クラウド会計を使って更なる効率化を目指す

パソコンを高速でタイピングする画像

あなたの会社が、本気で経理の効率化を目指したいと思うなら…クラウド会計を使わないという選択肢はあり得ません。

クラウド会計を使いこなすとどう変わるのか?見ていきましょう。

  • 更に二度手間を無くせる
  • 経費削減ができる
  • 単なる作業から考える仕事へシフトできる

更に二度手間を無くせる

クラウド会計なら、こんなことができるようになります。

  • インターネットバンキングの入出金データを取り込んで自動で仕訳。
  • 請求書もボタン一つで発送。もちろん、自動で仕訳。台帳も自動作成。債権管理も簡単。
  • 給与明細は社員のパソコンやスマホにボタン一つで送信。もちろん、自動で仕訳。年末調整や社会保険関連の書類も自動で集計。あと、マイナンバーもクラウドで管理できちゃいます。
  • 経費精算もスマホで簡単。領収書を写真で撮って入力完了。もちろん、自動で仕訳。振込データも自動で作成され、あとはインターネットバンキングに取り込んで精算完了。

その他、便利な機能がたくさんあります。

クラウド会計は、徹底的に二度手間を省く最強のツールです。

経費削減ができる

二度手間が無くなるので、経理の事務作業が大幅に減ります。

その分、人員を減らすこともできますし、給与計算や年末調整、社会保険関連の手続も自社でできるようになるので、税理士や社会保険労務士の報酬を削減することができます。

経理の効率化だけでなく、経費削減もできれば一石二鳥です。

単なる作業から考える仕事へシフトできる

単なる作業はクラウド会計が担ってくれますから、経理は本来の仕事、つまり「考える仕事」に注力することができるようになります。

そうなれば、会社の数字の分析や問題点の洗い出しができるようになり、会社の業績も上がるかもしれません。

もはや、クラウド会計を活用しない手はないと思いませんか?

(クラウド会計をもっと詳しく知りたい方へ)
経理の超効率化で経費削減!クラウド会計

まとめ

経理の効率化は、あなたの会社にとって大きなメリットがあることは間違いありません。

なかなか思い通りに進まないことがあるかもしれませんが、負けずに頑張ってください。

もし、あなたの会社だけで経理の効率化を実現するのが難しいときは、外部の専門家を使ってでもやり遂げてください。

経理の効率化は、それだけの価値があります。

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